La crise sanitaire a bouleversé nos modes de travail et fait émerger de nouvelles envies d’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle. Le travail hybride, qui était au mieux une tendance jusqu’alors, est ainsi aujourd’hui en passe de devenir la norme dans les entreprises, comme l’évoque Audrey Barbier-Litvak, Présidente et Co-fondatrice de la solution de planification et de gestion des espaces de travail Offishall.

« J’ai essuyé de plein fouet les conséquences de la pandémie lorsque je dirigeais la filiale France et Europe du Sud des espaces de coworking WeWork, rapporte-t-elle. En 2020, l’Italie a été le tout premier pays à fermer ses entreprises et j’ai dû rapidement trouver des solutions pour poursuivre notre activité. WeWork devait ouvrir 24 h/24 7 j/7, épidémie ou pas. » 

L’impact majeur de la situation sanitaire sur les modes de travail

La crise sanitaire a été un moteur de la massification du recours au télétravail, qui a été multiplié par 10 en France. « L’impact a été immense sur l’optimisation des espaces de travail, poursuit Audrey Barbier-Litvak. Avant l’épidémie, un bureau était occupé à 60 %, congés, rendez-vous extérieurs et arrêts maladie compris. Après, on est descendu à 40 % en moyenne. » Le passage au travail hybride s’est ainsi généralisé. On ne va plus au travail pour que chaque collaborateur se retrouve dans une salle fermée pour passer des appels téléphoniques et enchaîner les visioconférences. Le lieu de travail est devenu un site d’échanges, de réunions et de formations. Pour les entreprises, c’est l’opportunité de rationaliser les bureaux et de repenser les espaces. « Le futur siège de Sanofi est en ce sens particulièrement intéressant. Sur une superficie de 20 000 m², seuls 250 postes de travail ont été prévus. Le reste est organisé en espaces de convivialité et de collaboration, pour multiplier les opportunités de travailler en équipe. »

Le travail hybride entre liberté et complexité d’organisation

Audrey Barbier-Litvak évalue le nombre de personnes concernées par le travail hybride à 200 millions dans le monde au moins et 18 millions en France. « Le travail hybride, c’est la liberté de travailler au bureau ou ailleurs, décrypte-t-elle. Et le champ des possibles des “ailleurs” est large : à domicile, dans des tiers lieux, chez des amis, depuis sa maison de vacances, dans un café, une gare ou une bibliothèque. » Sans compter les groupes, qui non seulement ont un siège social, mais en plus une multitude de sites satellites, parfois à travers toute la planète, où les collaborateurs peuvent travailler. Cette nouvelle organisation avec une infinité de lieux de travail possibles risque de mener à un réel casse-tête pour les ressources humaines et les managers, en matière de workplace management. « La question est de repérer où se trouve chaque collaborateur à un instant T et de réussir à les réunir facilement à chaque fois que nécessaire, poursuit Audrey Barbier-Litvak. Les entreprises les mieux équipées ont un système de badges ou de contrôle d’accès, qui permet de savoir où sont allées leurs équipes… souvent a posteriori et au mieux en temps réel. »

Les données d’occupation pour une meilleure vision de l’usage du bâtiment

Reste à savoir comment le bâtiment sera utilisé dans les semaines et les mois à venir. Cette question a un impact environnemental et social fort. Savoir combien de personnes viendront au restaurant d’entreprise permet d’optimiser le nombre de repas et d’éviter les gaspillages par exemple. Savoir que la moitié des collaborateurs font du télétravail un jour, permet de regrouper ceux qui sont au bureau dans un seul étage et de faire des économies de chauffage et d’éclairage ailleurs… À partir de l’historique des données d’occupation et grâce à des projections par intelligence artificielle, on pourra mieux prédire ce qui se passera plus tard dans le bâtiment. Impossible pour autant de tout anticiper, de prévoir chaque arrêt pour un enfant malade, chaque vacance, chaque réunion pour un nouveau projet.   

La planification au coeur de la simplification du travail hybride

« La plateforme Offishall est née en janvier 2021 de l’idée de proposer un outil pour que les entreprises puissent gérer simplement et efficacement le travail hybride et que leurs salariés puissent tirer un bénéfice maximum de ce nouveau mode de travail nomade. » Le principe ? Une solution de planification des effectifs sur différents lieux de travail, et de gestion des espaces, totalement ouverte et partagée. Elle abat toutes les barrières, qui empêcheraient les collaborateurs d’indiquer quels jours ils souhaitent travailler depuis leur domicile, au siège ou n’importe où ailleurs. « C’est un outil de gestion, qui ne nécessite aucune validation manager pour télétravailler et qui est intégré dans l’univers numérique de l’entreprise. En l’occurrence, il utilise une intégration avec Microsoft® Teams. Pas besoin de créer une nouvelle application ! » En un clic, le collaborateur n’a qu’à déclarer sa présence pour les semaines à venir, directement sur son outil numérique du quotidien. Pour les employés, l’objectif est de faciliter la liberté de présence au bureau et d’améliorer leur qualité de vie au travail. Pour l’entreprise, l’objectif est d’optimiser ses plannings, de mieux gérer les taux d’occupation de ses locaux, de faire des économies d’énergie et d’immobilier notamment. 

Le numérique indispensable pour le travail hybride

Si la solution Offishall ne l’exige pas, la présence d’une architecture numérique dans le bâtiment où elle est utilisée est indispensable pour Audrey Barbier-Litvak. « Je ne vois pas comment gérer et optimiser des espaces de bureaux sans passer par la collecte de données numériques claires et précises, » explique-t-elle. L’utilisation de badges et de capteurs dans un bâtiment connecté sert à gérer son occupation en temps réel. De son côté, Offishall apporte une vision prédictive, que le smart building n’a pas précisément. Coupler les deux solutions permet de comparer le temps réel et le prédictif, et décuple ainsi leurs potentiels   

« Si on est même un peu plus futuriste (et je pense que la SBA veut l’être), les données prospectives à l’échelle du quartier, de la ville, du territoire, voire du pays, permettront d’anticiper la circulation routière ou les déplacements en transports en commun. De quoi mieux mesurer son impact carbone réel et à grande ampleur ! »

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